Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Parku r.y.:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 12.2.2019.
1. Rekisterinpitäjä
Parku ry
Humanistis-yhteiskuntatieteellinen tiedekunta
PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto
Seminaarinmäki, rak. Athenaeum (A)
Seminaarinkatu 15
2. Rekisteristä ja tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö
Artem Haimi, talousvastaava
talous@parku.fi
3. Rekisterin nimi
Parku ry:n jäsenrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Rekisteröity luovuttaa tietonsa ilmoittautuakseen yhdistyksen jäseneksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää kirjaa jäsenistä ja mahdollistaa yhteydenpito jäsenistöön.
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköposti sekä oppiaine ja jäseneksi liittymisen vuosi.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan osallistujalta muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä (GoogleForms ja GoogleDrive), sähköpostitse, yhdistyksen nettisivuilta, sosiaalisen median palvelujen kautta sekä muista tilanteista, joissa hän luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa muille tapahtuman järjestämiseen liittyville tahoille, mikäli käytännön järjestelyt sen vaativat (esim. allergiatiedot). Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuten osallistujien kanssa on sovittu.
Tiedot kerätään usein GoogleForms ja GoogleDrive palveluissa. Google Inc. voi tallentaa käyttöehtojensa mukaisesti tallennettuja tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Palvelun käyttö perustuu henkilötietolain 22§:n mukaisesti palveluntoimittajan Privacy Shield-sertifikaattiin.
8. Rekisterin suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
- Rekisterin tietoihin on pääsy vain rajatulla joukolla yhdistyksen toimihenkilöitä
- Käytetyt salasanat noudattavat tietoturvallisen salasanan periaatteita
- Manuaalinen aineisto: Rekisteristä voidaan ottaa paperisia tulosteita, jotka tuhotaan käyttötarpeen päätyttyä
- Sähköinen aineisto: GoogleForms, GoogleDrive. Järjestelmään pääsy on rajattu työtehtävien mukaan ainoastaan niille henkilöille, joille se työtehtävien hoitamisen vuoksi on tarpeen
- Jäsenyyden päätyttyä kaikki henkilötiedot poistetaan rekisteristä
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (Parku r.y., mieluiten tietosuojayhteyshenkilölle). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa osallistujalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa osallistujalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).