Työhaastattelussa työnhakijan ja haastattelijan väliseen vuorovaikutukseen kytkeytyvät korkeat panokset ja aikapaine. Työnhakijalla on pelissä voimakkaasti elämänlaatuun liittyviä seikkoja, kuten toimeentulo ja elämän merkityksellisyys.
Vastaavasti rekrytoinnin ammattilaiselle kyseessä on monien, jopa kymmenien tuhansien eurojen arvoinen investointipäätös, johon hän vaikuttaa. Onnistunut rekrytointi mahdollistaa organisaation kehittymisen, mutta toisaalta virherekrytoinnin kustannukset voivat olla suuria:
● Uudesta rekrytointiprosessista aiheutuu kuluja, jotka sisältävät mm. rekrytoijien palkat, uuden haun mainos- ja markkinointikulut.
● Jos tekijät eivät ole päteviä, työn laatu ei ole optimaalinen tai tehtäviä jää kokonaan tekemättä.
● Jos virherekrytointi huomataan vasta koeajan päättymisen jälkeen, aiheutuu mahdollisesta irtisanomisesta lisäkustannuksia.
Ei siis ihme, että työhaastatteluun kohdistuu paljon erilaisia odotuksia ja näkemyksiä siitä, miten se olisi kannattavinta tehdä.
Työhaastattelu on ainutlaatuinen vuorovaikutustilanne
Jokainen hakija on luonnollisesti erilainen, joten minkään työhaastattelun kulkua on mahdotonta ennustaa täydellisesti. Kyseessä on vuorovaikutusprosessi, jossa haastattelija ja haastateltava jakavat, tulkitsevat ja luovat merkityksiä, jolloin molempien osapuolten vaikutus keskustelun lopputulokseen on merkittävä. Lisäksi työhaastattelu on erityinen vuorovaikutustilanne, jonka ominaispiirteitä ovat:
1) osapuolten ensitapaaminen
2) vuorovaikutuksen rajoitettu kesto
3) selkeät tehtäväroolit ja normit 4) sekä haastattelijan että hakijan epävarmuus
5) asymmetrinen valtasuhde
Näitä kaikkia ominaispiirteitä ei ole tunnistettavissa missään muussa vuorovaikutuskontekstissa.¹ Vuorovaikutustilanteen erityisyyden johdosta haastattelun onnistuminen, eli tarkoituksenmukaiseen valintaan päätyminen, edellyttää hyvää vuorovaikutusosaamista niin rekrytoinnin ammattilaiselta kuin hakijaltakin.
Minkälaista vuorovaikutusosaamista työhaastattelussa tarvitaan?
Työhaastattelussa tarvitaan monenlaisia vuorovaikutustaitoja. Kun tavataan ensimmäisen kerran, tulevat itsensä esittelemisen taidot ja suhteen rakentamisen taidot tarpeeseen. Haastattelijan ja rekrytoijan ei tarvitse rakentaa syvällistä suhdetta toisiinsa lyhyen haastattelun aikana. Itsensä esittelemiseen ja suhteen rakentamiseen kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota, koska haastattelun lopputuloksesta huolimatta osapuolet pyrkivät jättämään itsestään positiivisen kuvan toiselle.
Työhaastattelussa pyritään esittämään itsensä mahdollisimman luonnollisesti niin, että oma persoona tulee esille. Samalla itsensä esittelemisen pitäisi olla jäsentynyttä ja noudattaa tilanteen normeja. Tarvitaan siis taitoja suunnitella, havainnoida ja mukauttaa vuorovaikutusta normien ja tehtäväroolien puitteissa. Kaikilla työhaastatteluun osallistuvilla on jokin tavoite tilanteessa ja sen myötä rooli, joka määrittää käyttäytymistä. Tällaiset tehtäväroolit kytkeytyvät myös valtaan. Valtaero työhaastattelijan ja työnhakijan välillä voi vaikeuttaa keskustelevan ilmapiirin syntymistä, ja sitä voidaan pyrkiä vähentämään esimerkiksi jakamalla tietoa haastattelun kulusta hakijalle etukäteen.
Työhaastattelukontekstissa vuorovaikutusosaamista voidaan arvioida sekä tehokkuuden että tarkoituksenmukaisuuden kriteerein ¹. Tehokkuutta arvioidaan sen perusteella, kokeeko henkilö itse saavuttaneensa tiettyjä tavoitteita vuorovaikutuksessa. Vuorovaikutusosapuolilla on työhaastattelussa neljä keskeistä tavoitetta:
● Epävarmuuden vähentäminen
● Itsensä esitteleminen
● Instrumentaaliset tavoitteet (työpaikan saaminen tai sopivimman hakijan valitseminen)
● Relationaaliset tavoitteet (laadukkaiden suhteiden luominen ja ylläpitäminen)¹
Vuorovaikutuskäyttäytymisen tarkoituksenmukaisuutta voidaan puolestaan arvioida työhaastattelussa sen perusteella, noudatetaanko yleisiä normeja ja odotuksia (esimerkiksi asiallisuus ja struktuurin noudattaminen)¹
Hakijan ja rekrytoijan vuorovaikutusosaaminen
Seuraavassa taulukossa esitellään kootusti työhaastattelussa tarvittavan vuorovaikutusosaamisen ominaispiirteitä.
Vuorovaikutusosaamisen kehittäminen on prosessi. Alkuun pääset seuraavien käytännönohjeiden avulla:
Työhaastattelija:
● Esittele haastattelun rakenne ja noudata sitä läpi haastattelun
● Aloita helpoilla, avoimilla kysymyksillä
● Hakija odottaa palautetta, kiinnitä huomiota ilmaisevuuteen
– Reagoi ja ilmaise ajatuksiasi siitä, mitä hakija sanoo. Sinun ei tarvitse peittää kaikkia tunteitasi.
● Tue tarvittaessa hakijaa
– Rohkaise kysymään kysymyksiä
– Osoita arvostusta
– Kysy odotuksista ja fiiliksistä
Työnhakija:
● Soita haastattelijalle, mikäli mahdollista, ennen haastattelua, niin tilanteen epävarmuus vähenee, kun sinulla on ollut jo pieni kontakti haastattelijaan
● Ole oma itsesi – pyri löytämään tasapaino viestintäkäyttäytymisesi suunnittelun ja vuorovaikutustilanteessa mukautumisen välillä – Älä siis vedä mitään roolia tai muuta viestintäkäyttäytymistäsi persoonaasi sopimattomaksi
– Suunnittele kuitenkin, miten aiot esitellä itsesi ja osaamisesi
– Tarkkaile haastattelijan / haastattelijoiden viestintäkäyttäytymistä ja mukauta omaasi tilanteeseen (esimerkiksi sopiva rentous/jämäkkyys)
● Ole aktiivinen vuorovaikutustilanteen edistämisessä eli osallistu keskustelevan ilmapiirin luomiseen
● Epätäydellisyyttä ei tarvitse peitellä – aitoutta odotetaan ja vaaditaan. Ole siis rehellinen ja kerro osaamisestasi riittävän tarkasti
Työhaastattelussa vaaditaan erityistä vuorovaikutusosaamista, jota voidaan kehittää esimerkiksi koulutusten avulla. Saamalla lisää tietoa työhaastattelun vuorovaikutuksen ominaispiirteistä ja harjoittelemalla keskeisiä vuorovaikutustaitoja sekä hakija että rekrytoija saavuttavat tavoitteensa entistä tehokkaammin ja tarkoituksenmukaisemmin.
Tämän blogikirjoituksen ovat laatineet Markus Puoskari, Sakari Siilin ja Olli Vainio Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitoksella osana viestinnän syventävien opintojen Työelämän vuorovaikutusosaaminen ja sen kehittäminen -kurssia keväällä 2018.
Kirjallisuus
¹ Huffcutt, A. I., Culbertson, S. S. & Riforgiate, S. E. 2015. Functional forms of competence: Interviewing. Teoksessa A. F. Hannawa & B. H. Spitzberg (toim.) Communication competence. Berlin; Boston: De Gruyter, 431–448.
Haastattelimme myös kolmea rekrytoinnin ammattilaista. Kiitokset Laura Christie (Head of Operations, Academic Work), Johanna Pystynen (Henkilöstöjohtaja, Vincit) ja Milla Maria Kansonen (Senior Consultant, Psycon)!
