Usein ajatellaan, että virtuaalinen työympäristö vaikuttaa negatiivisesti tiimin jäsenten ja lähijohtajan vuorovaikutukseen. Kasvokkainen vuorovaikutus koetaan usein vaikuttavimpana tapana vahvistaa henkilökohtaisia suhteita. Teknologiavälitteistä vuorovaikutusta ei myöskään mielletä yhtä monipuoliseksi ja laadukkaaksi. Virtuaalitiimeissä ilmeneekin sitoutumattomuutta ja poissaoloja, jolloin myös luottamus voi niin ikään heikentyä tiimin jäsenten välillä. Nämä ongelmat eivät kuitenkaan aina juonnu teknologiasta sinänsä, vaan syynä voi olla vuorovaikutustaitojen puute, ja siksi virtuaalitiimin johtajalta edellytetään aivan erityistä vuorovaikutusosaamista.
Virtuaalitiimillä tarkoitetaan ryhmää, jonka jäsenet ovat vuorovaikutuksessa keskenään yhteisten tavoitteiden ja tehtävien saavuttamiseksi. Virtuaalitiimien jäsenet työskentelevät usein fyysisesti eri paikoissa ja hyödyntävät työskentelyssään viestintäteknologiaa, joka voi olla esimerkiksi virtuaalihuone, pikaviestin tai videokonferenssitila. Viestintäteknologia mahdollistaa siis tiimin jäsenten keskinäisen vuorovaikutuksen yhtä- ja eriaikaisesti sekä auditiivisesti, visuaalisesti ja tekstipohjaisesti. Voidaankin ajatella, että nykyään lähes kaikki tiimit hyödyntävät viestintäteknologiaa yhteydenpidossaan. Virtuaalisuus mahdollistaa paljon joustavamman tiimityön, mutta se on luonut työskentelylle myös uudenlaisia haasteita.
Virtuaalitiimin johtaminen on haastavaa. Johtajan on esimerkiksi pystyttävä vahvistamaan tiimin jäsenten yhteenkuuluvuuden tunnetta, jotta jäsenten vuorovaikutuksessa olisi mahdollista ratkaista innovatiivisesti ongelmia maantieteellisestä etäisyydestä huolimatta. Teknologiavälitteinen tiimityö on kompleksisempaa kuin työskentely kasvokkain. Tiimin jäsenet saattavat työskennellä eriaikaisesti ja olla maantieteellisesti hajautuneet. Virtuaalitiimin johtajan haasteena on sitouttaa tiimin jäsenet jakamaan tietoa ja käyttämään viestintäteknologiaa, saada jäsenet tekemään yhteistyötä ja kehittymään tiiminä. Erityisesti luottamuksen rakentamisen on havaittu olevan virtuaalitiimeissä vaikeaa. Tämän vuoksi teknologiavälitteisen vuorovaikutuosaamisen ymmärtäminen ja kehittäminen virtuaalitiimin johtajan työssä on tärkeää.
Vuorovaikutusosaaminen teknologiavälitteisessä viestinnässä
Kasvokkaisen ja teknologiavälitteisen viestintäympäristön eroista huolimatta vuorovaikutusosaaminen on perusluonteeltaan samanlaista: taitava viestijä viestii tarkasti, ymmärrettävästi ja eettisesti, ottaa toiset ihmiset huomioon eli on viestinnässään samalla tehokas ja tarkoituksenmukainen.
Teknologiavälitteisessä viestinnässä vuorovaikutusosaamisessa korostuvat erityisesti viestintämotivaatio, tieto ja ymmärrys teknologiavälitteisestä viestinnästä ja viestintäteknologian ominaispiirteistä. Viestintämotivaatiolla tarkoitetaan henkilön uskomuksia ja asenteita viestintäteknologiaa kohtaan. Motivaatio näkyy etenkin uskalluksena ja haluna ottaa käyttöön erilaisia viestintäteknologioita. Riittävän vahva viestintämotivaatio myös ennustaa osallistumista teknologiavälitteiseen viestintään ja onnistumista siinä.
Tieto ja ymmärrys teknologiavälitteisestä viestinnästä tarkoittavat käsitystä siitä, miten viestiä tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti tietyssä viestintäkanavassa. Vuorovaikutusosaamisen kannalta on olennaista myös ymmärtää viestintäteknologian eri sovellusten yksilöllisiä piirteitä. Se, millainen viestintä on selkeää ja tarkoituksenmukaista sähköpostissa, ei olekaan sitä joissain pikaviestintäsovelluksissa, kuten WhatsAppissa. Kun ymmärtää teknologiavälitteistä viestintää, on myös helpompi valita kulloiseenkin työtehtävään sopiva ja tarkoituksenmukainen viestintäteknologia. Pelkkä tieto ja ymmärrys teknologiavälitteisestä viestinnästä ei kuitenkaan riitä, vaan tietoa tulee myös osaltaa soveltaa vuorovaikutustilanteisiin käytännössä.
Virtuaalitiimin johtajalta edellytettävät vuorovaikutustaidot
Johtajuudella on suuri merkitys virtuaalitiimin tehokkuuden kannalta. Virtuaalitiimin johtajalla on samankaltaisia vastuita ja tehtäviä, kuin kasvokkain työskentelevän tiimin johtajalla. Virtuaalinen työympäristö kuitenkin hankaloittaa näistä vastuista ja tehtävistä suoriutumista, koska tiimin jäsenet eivät välttämättä ole fyysisesti tai samanaikaisesti läsnä. Virtuaalitiimin johtajan tulisi pystyä luomaan tiimin toimivat pelisäännöt, vuorovaikutuskäytänteet ja yhteydenpidon tavat sekä arvioimaan ja tukemaan työskentelyä virtuaalisesti.
Johtajalta edellytettävät vuorovaikutustaidot voidaan jaotella tehtävä- ja suhdekeskeisiin taitoihin. Kummatkin ovat välttämättömiä virtuaalitiimin menestyksen kannalta.
Tehtäväkeskeiset taidot.
Virtuaalitiimin johtajan tehtäväkeskeiset taidot liittyvät muun muassa tiedon jakamiseen ja tiimin normien ja roolien määrittelemiseen. Virtuaalitiimit tarvitsevat yhteisiä toimintamalleja esimerkiksi teknologian käyttämiseen ja informaation jakamiseen. Johtajan tulee selkeyttää virtuaalitiimin yhteiset toimintatavat ja toteuttaa niitä myös itse. Teknologian käyttöön liittyvät pelisäännöt varmistavat sen, että tiimin jäsenet ovat tietoisia siitä, kuinka usein tiimin tietopankkia tulisi käydä lukemassa, kuinka keskustelu pidetään aktiivisena ja mitä tietoa on tarpeen jakaa kaikille tiimin jäsenille.
Tiimin yhteisten tavoitteiden ja jäsenten roolien selkeyttäminen on yksi virtuaalitiimin johtajan tärkeimmistä tehtävistä. Virtuaalitiimin johtajan on varmistettava, että jäsenillä on yhtenäinen käsitys tiimin tavoitteista.
Virtuaalisen työrytmin hallinnoiminen ja tiimin edistymisen seuraaminen edellyttää johtajalta tarkkaavaisuutta ja luovuutta. Kasvokkaistiimin johtajaan verrattuna virtuaalitiimissä on vaikeampi tarkkailla tiimin työtahtia tai huomata, kun työnteko ei enää suju tehokkaasti. Virtuaalitiimin johtajan tuleekin varmistaa työn sujuvuus, tarkkailla tiimin viestintäteknologian käyttöä ja tarjota tukea ja opastusta niille jäsenille, jotka eivät käytä teknologiaa aktiivisesti. Johtajan tulisi reagoida nopeasti ja empimättä, jos huomaa, että joku tiimin jäsenistä on vaarassa jäädä tiimin yhteisten keskustelujen ulkopuolelle.
Teknologiavälitteisten kokousten johtaminen edellyttää myös erityisiä vuorovaikutustaitoja. Yhteiset, säännölliset kokoukset sitouttavat tiimin jäseniä, pitävät heidät ajan tasalla ja kiinnostuneina työstään. Johtajan tulee määritellä kokoukselle tavoitteet etukäteen, jotta jäsenet voivat valmistautua tapaamiseen. Virtuaalitiimi on harvoin koolla samanaikaisesti, jolloin kokouksissa tulisi toisaalta jättää tilaa myös luovalle ideoinnille ja tiimin innostamiselle.
Virtuaalitiimin johtajan tehtävänä on varmistaa, että kaikki jäsenet osallistuvat kokoukseen aktiivisesti. Johtaja voi esimerkiksi pyrkiä osallistamaan jäseniä kokouksen aikana pyytämällä heitä kertomaan, miten työtehtävä on edistynyt ja mitä jokainen on kyseisellä hetkellä työstämässä. Johtaja voi myös hyödyntää pikaviestimiä apuvälineenä tiimin jäsenten osallistamiseksi. Johtajan tulee pyrkiä saamaan myös kaikki erilaiset, vastakkaisetkin, mielipiteet kuuluviin. Olisi osattava aistia, milloin virtuaalinen hiljaisuus tarkoittaa myöntymistä, milloin erimielisyyttä, milloin tarkkaamattomuutta tai motivaation puutetta.
Taitava virtuaalitiimin johtaja osaa suhtautua teknologiaan joustavalla ja avoimella otteella. Viestintäteknologian käyttö ei ole aina vaivatonta ja ongelmat yhteydenpidossa ovat virtuaalitiimin arkipäivää. Johtaja osaa motivoida ja innostaa tiimin jäseniä ratkaisemaan myös itsenäisesti teknologisia ongelmiaan.
Suhdekeskeiset taidot
Tehtäväkeskeisten taitojen lisäksi virtuaalitiimin johtajan on tärkeää hallita suhdekeskeiset taidot, koska tiimin jäsenten hyvät vuorovaikutussuhteet johtavat myös parempiin tuloksiin. Virtuaalitiimin johtajan suhdekeskeiset taidot liittyvät luottamuksen rakentamiseen ja ylläpitämiseen, tiimin monimuotoisuuden arvostamiseen, vuorovaikutussuhteiden rakentumisen ja tuen antamiseen.
Taitava virtuaalitiimin johtaja osaa rakentaa ja ylläpitää luottamusta tiimissä. Luottamukseen liittyvät ongelmat johtuvat virtuaalitiimissä usein yhteisten normien, kokemusten ja kasvokkaisen vuorovaikutuksen puutteesta ja johtajan tulisikin kannustaa ja yhdistää tiimiä. Yhteisten tiimiviestintää ja vuorovaikutusta ohjaavien normien rakentaminen ja ylläpitäminen edistää myös luottamuksen rakentumista. Tätä voidaan tukea tekemällä selkeitä, yhteisesti sovittuja aikatauluja, joista tiimin jäsenet voivat seurata tehtävien tai tavoitteiden edistymistä. Kun virtuaalitiimin jäsenillä on mahdollisuus tarkastella toistensa työn edistymistä, luottamus muiden jäsenten osaamista kohtaan vahvistuu. Jotta virtuaalitiimin jäsenet voivat luottaa toisiinsa ja johtajaansa, johtajan on toimittava rehellisesti ja oikeudenmukaisesti sekä seistävä sanojensa takana.
Virtuaalitiimin johtajan on osoitettava arvostusta ja ymmärrystä tiimin monimuotoisuutta kohtaan ja pyrittävä tarvittaessa kannustamaan tähän myös tiimin jäseniä. Monimuotoisuuden ymmärtämistä ja arvostusta voi kasvattaa muodostamalla työpareja tai tiimin sisäisiä osaryhmiä. Näin tiimin jäsenillä on aikaa ja mahdollisuuksia tutustua virtuaalisesti pienempään joukkoon uusia ihmisiä. Työskentely vaihtelevissa kokoonpanoissa pareittain tai osaryhmittäin voi edistää koko tiimin yhteistyötä ja koheesiota.
Tiimin jäsenten hyvät vuorovaikutussuhteet johtavat myös hyviin tehtävätuloksiin. Taitava virtuaalitiimin johtaja antaa tiimin jäsenille tarpeeksi aikaa suhteiden rakentumiselle. On esimerkiksi tärkeää vaihtaa kuulumisia yhteisten kokoontumisten aikana. Virtuaalitiimissä on tuettava sitä, että jäsenet pystyvät olemaan aina tarvittaessa vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.
Virtuaalitiiminkin johtajan odotetaan tarjoavan palautetta ja antavan tukea. On tärkeää, että johtaja luo tilaisuuksia, joissa tiimin jäsenillä on mahdollisuus hakea ja saada toisiltaan tukea. Johtaja pystyy osaltaan vaikuttamaan siihen, millainen vuorovaikutusilmapiiri tiimin sisälle muodostuu ja miten tiimi säilyy eheänä vaikeinakin aikoina. Johtaja huolehtii tiiminsä jäsenistä, osoittaa sen ja on aktiivisessa vuorovaikutuksessa heidän kanssaan.
Virtuaalitiimin johtajalta edellytetään erityistä vuorovaikutusosaamista, jota on mahdollista kehittää esimerkiksi koulutusten ja käytännön harjoittelun avulla. Jo se, että organisaatioissa ollaan tietoisia siitä, mitä virtuaalitiimin johtaminen edellyttää, on askel kohti taitojen kehittymistä. Virtuaalisen työympäristön tarjoamat haasteet tulisi ottaa rohkeasti vastaan ja suhtautua niihin luovalla ja joustavalla otteella.
Kirjallisuutta:
Ebrahim, N. A., Ahmed, S. & Taha, Z. 2009. Virtual teams: A literature review. Australian Journal of Basic and Applied Sciences 3 (3), 2653–2669.
Hossein, G. 2012. A Literature Review on Challenges of Virtual Team’s Leadership. Journal of Sociological Research, 3 (2).
Malhotra, A., Majchrzak, A. & Rosen, B. 2007. Leading virtual teams. Academy of Management Perspective, 21 (1), 60–70.
Spitzberg, B. H. 2006. Preliminary development of a model and measure of computer mediated communication (CMC) Competence. Journal of Computer-Mediated Communication, 11, 629–666.
Tämän blogikirjoituksen ovat laatineet Sini Eerola ja Veera Mietola osana viestinnän syventävien opintojen Vuorovaikutusosaaminen ja sen kehittäminen työelämässä -kurssia keväällä 2019. Tekijät opiskelevat viestintää Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitoksella.
