Jyväskylän yliopiston viestinnän opiskelijoiden ainejärjestö

“Anteeksi pitää poistua, kalapuikkoni palaa. Jatketaan perehdytystä myöhemmin” – Perehdyttäjän vuorovaikutusosaaminen etäperehdytyksessä

Uusi työntekijä, joka pitäisi saada perehdytettyä uuteen työhön, saattaa majailla toisella puolella Suomea. Miten tätä etäisyyttä voidaan teknologiavälitteisesti kuroa kiinni ja antaa uudelle työntekijälle tehokas ja tarkoituksenmukainen perehdytys, jonka jälkeen uusi työntekijä pääsee nopeasti osaksi uutta työyhteisöä ja suorittamaan työtehtäviään?

Koronaviruspandemian takia yli miljoona suomalaista on työskennellyt etänä viime vuoden maaliskuusta asti. Hallituksen linjauksen mukainen etätyöskentely jatkuu vielä tulevan kesän yli, ja monet yritykset ovat joutuneet miettimään, kuinka uuden työntekijän perehdytys onnistuu teknologiavälitteisesti. Perehdytyksen laatuun on tärkeää kiinnittää huomiota, koska tutkimukset ovat osoittaneet, että sitoutuneisuus työhön vaikuttaa työntekijän asenteisiin, käyttäytymiseen ja tehokkuuteen työpaikalla. Hyvä perehdytys luo antoisat lähtökohdat uudelle työntekijälle sitoutua työpaikkaansa ja rakentaa pitkäkestoinen suhde työnantajaan. Uuden työntekijän sitoutumista työpaikkaan edesauttaa hyvä perehdytys. On siis kiinnitettävä erityistä huomiota perehdyttäjien vuorovaikutusosaamiseen.

Etäperehdytys – uhka vai mahdollisuus?

Viestinnän näkökulmasta perehdytys on kokoelma vuorovaikutusprosesseja, joiden tavoitteena on uuden työntekijän identifioituminen uuteen työyhteisöön. Perehdytys on siis aina vuorovaikutustilanne, johon vaikuttaa molempien osapuolten vuorovaikutusosaaminen eli osapuolten viestintäasenteet, tieto ja ymmärrys viestinnästä sekä vuorovaikutustaidot.

Etäperehdytys voidaan kokea rajoittavana tekijänä, mutta se kannattaa nähdä myös mahdollisuutena. Teknologia luo tiettyjä ominaispiirteitä vuorovaikutukselle, mutta kun nämä ominaispiirteet tiedostetaan ja niihin osataan varautua, voi etäperehdytys parhaimmillaan toimia tehokkaana keinona tutustuttaa uusi työntekijä organisaatioon ja tukea häntä vuorovaikutussuhteiden luomisessa. Etäperehdytyksen vuorovaikutuksen ominaispiirteiksi voidaan nähdä esimerkiksi satunnaisten kohtaamisten puuttuminen ja tiedon jakamisen, verkostoitumisen sekä luottamuksen rakentumisen haasteet. Myös työskentelyalustat asettavat tietyt ehdot perehdytykselle. Ne eivät kuitenkaan määritä tai rajaa vuorovaikutusta. Siihen, millainen vaikutus ominaispiirteillä perehdytystilanteessa on, voi perehdyttäjä omalla vuorovaikutuosaamisellaan vaikuttaa.

Perehdyttäjän vuorovaikutusosaaminen – perehdyttäjän salainen ase

Perehdyttäjän oma asenne ja motivaatio etäperehdytyksessä tapahtuvaa vuorovaikutusta kohtaan korostuu, sillä etäperehdytys voi olla uusi ja jännittävä kokemus sekä perehdyttäjälle itselleen, mutta myös uudelle työntekijälle. Perehdyttäjän on hyvä hankkia ymmärrystä omasta asenteestaan viestintää ja vuorovaikutusta kohtaan, sekä pohtia miten nämä ilmenevät etäperehdytysvuorovaikutuksessa. On tärkeää, että perehdyttäjä tunnistaa myös etäperehdytyksen vaatimukset ja mahdolliset haasteet vuorovaikutukselle, jolloin perehdyttäjä voi etukäteen pohtia, kuinka omalla viestintäkäyttäytymisellään näihin vaatimuksiin ja haasteisiin voi vastata. Perehdyttäjän kannattaa tutustua etukäteen perehdytyksen työskentelyalustaan, mikä voi vähentää hänen omaa epävarmuuttaan perehdytyksen onnistumisesta. Perehdyttäjä voi omalla asennoitumisellaan vaikuttaa suuresti siihen, kuinka uusi työntekijä hallitsee etäperehdytyksen ja uuden työtehtävän tuomaa epävarmuutta, kuten vuorovaikutuksen sujumista, organisaatioon identifioitumista ilman satunnaisia kohtaamisia ja uusien työtehtävien omaksumista. Mikäli perehdyttäjän asenne etäperehdytystä kohtaan on positiivinen ja luottavainen, heijastuu se hänen vuorovaikutukseensa uuden työntekijän kanssa.

Perehdytys vaatii aina perehdyttäjältä taitoa ilmaista asiat selkeästi, mutta etäperehdytyksessä tähän on kiinnitettävä erityistä huomiota. Perehdyttäjän tulee miettiä etukäteen, mikä on uudelle työntekijälle olennainen tieto, jota hän työssään tarvitsee ja miten perehdyttäjä kertoo tiedon niin, että hän tukee uuden työntekijän identifioitumista organisaatioon. Etänä toteutettu perehdytys voi tuntua työntekijälle kokonaisuutena, joka on työyhteisöstä irrallaan, koska hän ei pääse konkreettisesti työpaikalle tai kasvokkaiseen vuorovaikutukseen muiden työntekijöiden kanssa. Perehdyttäjä voi aktiivisella ja tarkkaavaisella läsnäolollaan saada uuden työntekijän kokemaan olonsa tervetulleeksi organisaatioon ja osaksi sen yhteisöä. Perehdyttäjän kannattaa sopia uuden työntekijän kanssa viestintäkäytänteet, joita he perehdytystilanteessa yhdessä noudattavat. Esimerkiksi videoyhteys edistää perehdytystilanteen vuorovaikutteisuutta ja vaikutelmaa läsnäolosta. On suotavaa mainita videoyhteyden toiveesta jo ennen perehdytystilannetta.

Etäperehdytys ei lopu siihen, kun videoyhteys sammuu. Perehdyttäjän on tärkeä huomioida, että etäperehdytys on vasta alku uuden työntekijän uralle organisaatiossa. Perehdyttäjän tulee varmistaa, että uusi työntekijä tietää mistä ja keneltä hän saa jatkossa apua, tukea tai tietoa. Tulee myös huomioida, että perehdyttäjällä on merkittävä rooli uuden työntekijän vuorovaikutuksen edistäjänä, joten on tärkeää, että perehdyttäjä ohjaa uuden työntekijän mukaan työyhteisön tapahtumiin ja ohjaa myös kollegoihin tutustumista. Vertaistyöntekijän nimeäminen uuden työntekijän rinnalle tukee työntekijän mahdollisuutta löytää riittävän määrän vuorovaikutussuhteita etätyötä tehdessä.

Minkälaista vuorovaikutusosaamista perehdyttäjä tarvitsee etäperehdytyksessä?

1. Huomioi oma asenteesi ja motivaatiosi etäperehdytyksessä tapahtuvaa vuorovaikutusta kohtaan.

2. Hanki ymmärrystä omasta viestintäasenteesta sekä etäperehdytyksen vuorovaikutuksen ominaispiirteistä, mahdollisista vaatimuksista ja haasteista sekä työskentelyalustan toiminnasta.

3. Ole läsnä ja osoita omalla vuorovaikutuskäyttäytymiselläsi, että työntekijä on odotettu lisä organisaatioonne.

4. Viesti selkeästi, kysy ja kuuntele. On tärkeätä miettiä etukäteen, mikä tieto uudelle työntekijälle on olennaisinta, mutta myös rohkaista työntekijää kysymään. 

5. Esittele uusi työntekijä kollegoille ja tue kiinnittymistä työyhteisöön.

Kirjallisuus:

Laitinen, K. 2020. Vuorovaikutusteknologia työyhteisössä: Teknologiavälitteinen vuorovaikutus virtuaalitiimeissä ja työyhteisön sosiaalisessa mediassa. Jyväskylän yliopisto,  kieli- ja viestintätieteiden laitos. Väitöskirja. http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-8301-7 

Saks, A. & Gruman, J. A. 2011. Getting newcomers engaged: the role of socialization tactics. Journal Of Managerial Psychology, 26 (5), 383–402.

Sawyer, C. R. & Richmond, V. P. 2015. Motivational factors and communication competence. Teoksessa Hannawa, A. F. & Spitzberg, B. H. 2015. Communication competence. Berlin: De Gruyter Mouton. 193–212.

Scott, M. E. 2013. ‘‘Communicate Through the Roof’’: A Case Study Analysis of the Communicative Rules and Resources of an Effective Global Virtual Team. Communication Quarterly, 61 (3), 301–318.

Siitonen, M. & Aira, A. 2020. Technology-mediated communication in the workplace. Teoksessa L. Mikkola & M. Valo (toim.) Workplace communication. New York: Routledge, 96–109.

Sivunen, A. & Laitinen, K. 2020. Digital communication environments in the workplace. Teoksessa L. Mikkola & M. Valo (toim.) Workplace communication. New York: Routledge, 41–53.

Spitzberg, B. H. 2015. The composition of competence: Communication skills. Teoksessa A. F. Hannawa & B. H Spitzberg (toim.) Communication competence. Berlin: De Gruyter Mouton, 237–269.

Tämän blogikirjoituksen ovat laatineet Eeva Neuvonen, Maristella de Michele ja Marianna Ahonen osana viestinnän syventävien opintojen Työelämän vuorovaikutusosaaminen -kurssia keväällä 2021. Tekijät opiskelevat viestintää Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitoksella.