Vuorovaikutusosaaminen moniammatillisessa projektitiimissä

Projekti-, tiimi- ja ryhmätyö ovat keskeisiä ilmiöitä nykypäivän työelämässä. Työtiimeissä ja yhteistyöprojekteissa pyritään yhdistämään moniammatillista osaamista ja saavuttamaan näin hyviä tuloksia. Tehokas, yhteen hiileen puhaltava moniammatillinen projektitiimi kuulostaa kieltämättä kannattavalta työskentelymuodolta. Tällaisen työskentelyn onnistuminen edellyttää kuitenkin haasteiden – ja erityisesti tiimin sisäisten vuorovaikutushaasteiden hallintaa.

Ryhmän vuorovaikutukseen keskittynyt viestinnän tutkimus rajautuu erityisesti ryhmän päätöksentekoprosesseihin. Tämän aihealueen ulkopuolelta ryhmän vuorovaikutuksen tutkimusta on huomattavasti vähemmän: esimerkiksi ryhmän vuorovaikutusosaamisen ja laajan diversiteetin ryhmien tutkiminen on vielä aluillaan.

Moniammatillinen projektitiimi, joka on koottu tiettyä projektia varten ja jonka jäsenet toimivat eri ammateissa, on jo sinällään haastava lähtökohta viestinnälle. Esimerkiksi ryhmän jäsenten erilaiset viestintäpiirteet luovat diversiteettiä, ja ammattitaustojensa myötä tiimin jäsenten välillä voi ilmetä työkulttuurieroja. Näitä voivat olla esimerkiksi erilaiset uskomukset ja asenteet ryhmässä työskentelyä ja ylipäätään ryhmän vuorovaikutusta kohtaan. Toisaalta jokainen ryhmän jäsen tuo myös omaa erityisosaamistaan osaksi ryhmän resursseja niin ammattitaitonsa kuin myös vuorovaikutusosaamisensa puolesta.

Tiimin jäsenet saattavat myös työskennellä eri organisaatioille, jolloin tiimiläisten lojaaliuden puute tiimiä kohtaan voi nousta haasteeksi. Lisäksi projektimuotoinen työ asettaa tietyt raamit työskentelylle: tiimin tavoitteet ovat ulkoapäin asetetut, toiminta on määräaikaista ja tiimin jäsenet eivät välttämättä ole tiimissä vapaasta tahdostaan. Projektitiimin kohtaamat haasteet voivat liittyä tiimin tehtävään tai tiimin jäsenten välisiin suhteisiin. Tiimi tarvitsee siis sekä tehtävä- että suhdekeskeistä vuorovaikutusosaamista.

Tehtäväkeskeiset viestintähaasteet
Tiimin tehtäväkeskeisiä viestintähaasteita päätöksentekoprosessien lisäksi ovat esimerkiksi tiedonhallinta, resurssien käytöstä sopiminen, työnjaon haasteet, ryhmäajattelun ehkäisy ja viestinnän kohdentaminen. Haasteista selviämiseen tarvitaan tietoa ja ymmärrystä näiden tehtäväkeskeisten haasteiden luonteesta, motivaatiota käsitellä niitä ja valmius keskustella avoimesti ryhmässä toimintatavoista, joiden avulla haasteet eivät muutu ongelmiksi.

 

Ryhmän päätöksentekoon ja ongelmanratkaisuun liittyviä taitoja on jäsennetty ainakin seuraavasti: ongelman rajaus, tavoitteen ja kriteerien asettaminen, ideointi, argumentoitu ja looginen toimintatavan valinta sekä ryhmän vuorovaikutuksen ja toiminnan hallinnan taidot. Laadukkaan päätöksenteon kannalta on tärkeää, että tiimillä on yhteinen, jaettu käsitys siitä, mitä ongelmaa tai päätöstä on tarkoitus käsitellä ja millainen on tiimin tavoittelema lopputulos. Lisäksi tavoitteen saavuttamiselle tulisi asettaa kriteerit eli mittarit, joiden perusteella voidaan sanoa, onko tavoite saavutettu ja miten hyvin se on saavutettu.

Tavoitteen asettamisen jälkeen tiimissä tulisi ideoida erilaisia toimintatapoja. Ideointi vaatii avointa keskustelua tiimin jäsenten kesken, jotta se olisi mahdollisimman tehokasta. Syntyneitä ideoita tulisi myös arvioida ja kehittää, jotta tiimi voisi valita parhaan toimintatavan. Ideoita arvioitaessa niitä tulisi peilata aiemmin asetettuihin kriteereihin hyvästä lopputuloksesta ja valita toimintatapa, joka täyttää asetetut kriteerit. Lisäksi tiimi tarvitsee ryhmän vuorovaikutuksen ja toiminnan hallinnan taitoja, joita ovat toiminnan suunnittelun ja toteutuksen taidot. Toiminnan suunnittelulla tarkoitetaan päättämistä siitä, millä tavalla päätöksiä tehdään. Käytännössä siis sovittaisiin, että ensin määritetään käsiteltävä asia, sitten tavoite ja sen saavuttamisen kriteerit ja lopuksi ideoidaan ja valitaan paras toimintatapa. Toiminnan toteutuksen taidoilla tarkoitetaan kaikkia toimenpiteitä, joilla ryhmän toiminta pidetään suunnitellun mukaisena. Esimerkiksi keskustelun palauttaminen käsiteltävään asiaan voidaan lukea toiminnan toteutuksen taidoiksi.

Hyväkin toimintasuunnitelma voi kärsiä tiimin jäsenten virheellisistä oletuksista ja väärinymmärryksistä. Ilman keskustelua syntyneet oletukset muiden jäsenten ajatuksista voivat johtaa ryhmän tavoitteen kannalta haitallisiin työtapoihin ja vuorovaikutukseen. Ryhmästä täytyisi siis löytyä taitoa keskustella jokaisen jäsenen ajatuksista, asenteista ja oletuksista ryhmän työskentelyä ja vuorovaikutusta kohtaan. Keskeinen taito on viestinnän kohdentaminen: oma kielellinen ja nonverbaalinen viestintä tulisi mukauttaa niin, että väärinymmärrysten mahdollisuus jäisi mahdollisimman pieneksi. Esimerkiksi ammattislangi kannattaa vähintään selittää auki, ja tarvittaessa kysyä, vaatiiko jokin asia tarkennusta.

Relationaaliset viestintähaasteet
Työelämän tiimien tutkimuksessa relationaalinen taso jää usein tehtäväkeskeisen tason varjoon, vaikka moniammatilliset projektitiimit ja kansainvälinen yhteistyö asettavat ryhmän suhdetasolle merkittäviä vaatimuksia. Laajan diversiteetin ryhmiä hyödynnetään työelämässä paljon, sillä ne voivat tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti toimiessaan tuottaa suppean diversiteetin ryhmää enemmän, luovempia ja monipuolisempia ideoita, joka yleensä myös johtaa laadukkaan idean valitsemiseen. Kuitenkin tiimin jäsenten väliset suhteet vaikuttavat ryhmän tuloksellisuuteen, ja ryhmän sisäinen diversiteetti lisää esimerkiksi väärinkäsityksien todennäköisyyttä ja haasteita koheesion rakentumiselle. Työtiimissä tarvitaan siis tehtäväkeskeisten taitojen lisäksi paljon relationaalisen tason vuorovaikutusosaamista.

Relationaalisia haasteita moniammatillisessa projektitiimissä ovat koheesion ja luottamuksen rakentuminen, vuorovaikutukseen osallistuminen, konfliktinhallinta, johtajuus ja ryhmän jäsenten vuorovaikutusroolien hallinta.

Kaikkien näiden haasteiden hallintaa auttaa avoin ja keskusteluun rohkaiseva viestintäilmapiiri. Ryhmässä vallitseva viestintäilmapiiri muodostuu ryhmän jäsenten vuorovaikutustyylien tuloksena ja vaikuttaa siihen, miten ryhmässä yleisesti suhtaudutaan vuorovaikutukseen, ryhmän jäseniin ja ryhmän tehtävään. Toisten jäsenten osallistaminen keskusteluun, empatian osoittaminen, aktiivinen kuunteleminen, tasavertaisuuden osoittaminen ja arvostava viestintätyyli edesauttavat avoimen ja supportiivisen viestintäilmapiirin syntymistä. Tällaisen viestintäilmapiirin on havaittu tukevan ryhmän suoriutumista tehtävästään.

Laajan diversiteetin ryhmät tuottavat keskimäärin luovempia ja monipuolisempia ideoita, mutta tämän edellytyksenä on, että kaikki ryhmän jäsenet osallistuvat ryhmän vuorovaikutukseen. Erityisesti laajan diversiteetin ryhmissä on vaarana, että enemmistöön kuuluvat jäsenet dominoivat keskustelua, jolloin vähemmistöön kuuluvat jäsenet ja heidän panoksensa jäävät varjoon. Tasapuolista keskustelua voi edesauttaa aktiivisella kysymysten esittämisellä ja varmistamalla kaikille ryhmän jäsenille mahdollisuuden osallistua keskustelukäytänteiden avulla. Lisäksi muita keinoja ovat kuuntelun osoittaminen ja viestinnän mukauttaminen muiden ryhmän jäsenten viestintätyyleihin.

Relationaalisiin haasteisiin tarttuminen ylipäätään vaatii tietoa ryhmän suhdetason ilmiöistä, motivaatiota tarttua relationaalisiin haasteisiin ja taitoa havainnoida sekä vaikuttaa ryhmän relationaaliseen viestintään. Keskeisiä relationaalisia taitoja jo mainittujen lisäksi ovat empatian ja tuen osoittamisen taidot, toisten tunnetilojen ja asennoitumisen havaitsemisen taidot sekä taito havaita ja korjata väärinkäsityksiä. Nämä kaikki edellyttävät erityisesti toisten nonverbaalisten viestien herkkää havainnointia ja tulkintaa sekä taitoa ilmaista omaa asennoitumistaan ja omia tunteitaan myös nonverbaalisesti riittävän tarkasti ja tarkoituksenmukaisesti.

 

Tämän blogikirjoituksen ovat laatineet Katri Kortelainen ja Aarne Manneri Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitoksella osana viestinnän syventävien opintojen Työelämän vuorovaikutusosaaminen ja sen kehittäminen -kurssia keväällä 2018.

 

Kirjallisuus
Anning, A., Cottrell, D., Frost, N., Green, J. & Robinson, M. 2010. Developing Multiprofessional Teamwork For Integrated Children’s Services. 2. painos. New York: McGraw.
Barge, J. K. 2009. Social groups, workgroups and teams. Teoksessa Eadie, W. (toim.) 21st Century communication: A reference handbook volume 1. Thousand Oaks: Sage.
Burtis, J. O. & Truman, P. D. 2006. Group Communication Pitfalls. Overcoming barriers to an effective group experience. Thousand Oaks: Sage.
Gouran, D. S. 2003. Communication skills for group decision making. Teoksessa Greene, J. O. & Burleson, B. R. (toim.) Handbook of communication and social interaction skills. New York: Routledge, 835–870
Jablin, F. M. & Sias, P. 2001. Communication competence. Teoksessa F. Jablin & L. Putnam (toim.) The new handbook of organizational communication: Advances in theory, research and methods. Thousand Oaks: Sage, 819–864.
Keyton, J. 2006. Communicating in groups. Building relationships for group effectiveness. 3. painos. Oxford: Oxford university press.
Thompson, J. L. 2009. Building collective communication competence in interdisciplinary research teams. Journal of Applied Communication Research 37 (3), 278–297.

Kuvat

Business Communication Dublication model, Ghozt Tramp, Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic
Diskussion, Oliver Tacke, Creative Commons Attribution 2.0 Generic